Come gestire in remoto la tua attività in Vietnam

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La pandemia di COVID-19 ha innescato il più grande esperimento di lavoro da casa mai realizzato dal mondo per l’utilizzo efficace delle risorse umane riducendo al minimo i contatti fisici.

La questione riguarda le aziende di tutto il mondo, dove la natura contagiosa della pandemia significa evitare di radunarsi in pubblico, dove il personale lavora in ufficio, in fabbriche o si reca sul posto di lavoro con mezzi pubblici o deve dormire in camerate destinate ad operai che seguono turni di fabbrica.

La situazione rimane impegnativa, con il personale che lavora da casa e le imprese a singhiozzo. Quindi, come possono le aziende con casamadre al Nord e Sud America, Europa, Africa, Medio Oriente e Asia gestire le loro attività in Vietnam?

In queste circostanze, la maggior parte delle opzioni tradizionali per il normale funzionamento delle imprese sono temporaneamente indisponibili. I manager delle imprese a partecipazione estera in Vietnam hanno dovuto muoversi rapidamente per individuare rimedi. Ciò ha comportato la creazione di nuovi flussi di lavoro che riducono gli spostamenti del personale garantendo al contempo il rispetto dei tempi di lavoro. È stato necessario rivalutare le modalità in cui i dipendenti collaborano in remoto.

In questo articolo, esaminiamo la metodologia e le soluzioni tecniche quando si gestisce un’azienda che è in blocco o deve iniziare a prepararsi per questa eventualità.

Nomina e autorizzazione di un Chief Information Officer (CIO)

Si incoraggiano le aziende a nominare un responsabile dell’infrastruttura su cui si basa il lavoro d’ufficio in remoto, la condivisione regolare delle informazioni all’interno dell’organizzazione e la sicurezza di tali informazioni. È fondamentale che un CIO sia in grado di coordinarsi con tutto il personale, sia consapevole della loro posizione e situazione e sia in grado di diffondere con precisione istruzioni e assistenza dell’azienda ove richiesto.

Garantire la sicurezza e l’efficienza dell’IT aziendale

La priorità del CIO dovrebbe essere la sicurezza e accessiblita’ delle informazioni: i dipendenti che lavorano da casa possono fare affidamento sull’infrastruttura (IT) aziendale esistente per svolgere il proprio lavoro? La loro organizzazione dipende da server fisici centralizzati situati in server presso la sede centrale o in data center?

In tal caso, i dipendenti a casa in Vietnam sono in grado di accedere a tali server in modo sufficientemente rapido per svolgere il loro lavoro nelle circostanze attuali?

Se le imprese non adottano le misure necessarie per consentire ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro e rispettare le scadenze, l’inevitabile conseguenza è che tali dipendenti inizieranno a ricorrere a canali di informazione “non aziendali”.  Il nostro collega Filippo Bortoletti che dirige il nostro ufficio di Hanoi nota che “in Vietnam, questo in genere significa usare app come Zalo, Facebook Messenger, WhatsApp, Viber e WeChat. I pericoli di condividere informazioni aziendali attraverso queste app sono noti: in realta’ le aziende dovrebbero fare tutto il possibile per cercare alternative piu’ sicure e professionali, come quelle che usiamo noi lavorando su almeno sette paesi asiatici e con clienti in tutto il mondo.”

Le opzioni cui si riferisce Filippo Bortoletti rientrano in due macro categorie: a) migliorare l’accesso agli hub di informazioni aziendali esistenti e b) creare rapidamente nuovi canali aziendali per lo scambio di informazioni che non si basano sull’infrastruttura esistente.

Assumendo che gran parte delle informazioni e degli strumenti aziendali critici utilizzati dai dipendenti risiedano nell’infrastruttura fisica, piuttosto che nel “cloud” su piattaforme come Microsoft Azure o Office36, la migrazione di questi dati non è fattibile a breve termine, quindi l’opzione migliore per facilitare l’accesso a queste informazioni è migliorare sia la velocità che la sicurezza della connessione a tali dati da parte dei dipendenti che lavorano in un ambiente non “di ufficio.”

L’accesso tramite Remote Desktop Protocol (RDP), che crittografa i dati in trasmissione, può essere preso in considerazione per i sistemi che non sono basati su browser e che non limitano l’accesso agli ambienti di ufficio. Per quei sistemi che sono normalmente limitati all’accesso in ufficio, la società dovrà prendere in considerazione la possibilità di stabilire connessioni VPN tra il computer di ciascun dipendente e un capstone server che può collegarsi al server aziendale rilevante.

Solo destinazioni molto limitate dovrebbero essere abilitate per la VPN, per ridurre al minimo l’esposizione del sistema a Internet e quindi ridurre il rischio per la sicurezza quando i dipendenti si connettono con una gamma più ampia di risorse non aziendali.

I computer che operano in tali ambienti remoti dovrebbero essere protetti da strumenti, incluso il software antivirus, poiché tali laptop non si trovano più all’interno del perimetro di sicurezza dell’ambiente dell’ufficio. Il software antivirus installato nell’ufficio potrebbe anche non essere aggiornato tempestivamente quando i laptop si trovano fuori dall’ufficio, poiché alcuni tipi di distribuzioni consentirebbero solo aggiornamenti da risorse interne.

BitLocker è un altro strumento da considerare, poiché la possibilità di smarrimento o furto di un laptop aumenta rapidamente quando un sacco di personale lavora in remoto. BitLocker aggiunge un ulteriore livello di sicurezza dell’accesso crittografando le informazioni che risiedono sul disco rigido locale del computer.

Possiamo presumere che la velocità di accesso sarà influenzata negativamente a causa di dipendenti che lavorano al di fuori del normale ambiente aziendale, poiché ci si può aspettare che la velocità di Internet sia inferiore. Tuttavia, l’accesso a Internet tramite un hotspot 4G può alleviare il problema.

Popolari soluzioni cloud e ibride

Un’altra opzione disponibile per le aziende è quella di esaminare le alternative immediatamente disponibili per ridurre la loro eccessiva dipendenza dalle infrastrutture aziendali, il cui accesso potrebbe essere difficile per il personale che lavora in remoto. L’alternativa più popolare, al momento, è Microsoft Office365. Altre opzioni, come Slack, hanno anch’esse registrato un aumento di popolarità recentemente.

Ciò che fanno questi servizi è fornire una serie di strumenti di comunicazione e collaborazione aziendali che si collegano direttamente alla directory globale dell’azienda ma che non si basano sui dati presenti nei server fisici dell’azienda. Queste soluzioni basate su cloud sono facilmente accessibili ovunque e in qualsiasi momento.

Prendiamo ad esempio Office365, questa piattaforma offre una vasta gamma di funzionalità per supportare il lavoro remoto come sottoprodotto del suo design complessivo. SharePoint Online (SPO) è uno strumento basato su cloud per archiviare e controllare le informazioni aziendali, che può essere utilizzato in molte altre applicazioni.

Microsoft Teams è uno strumento di comunicazione e condivisione che si sincronizza con SPO per offrire agli utenti una vasta gamma di funzionalità. I team offrono un’opzione stabile per le chiamate in conferenza tra colleghi sia all’interno che all’esterno del Vietnam. Altri strumenti, come Flow (ora rinominato PowerAutomation), consentono alle aziende di riorganizzare rapidamente e semplificare i loro processi aziendali per affrontare le sfide dei dipendenti che lavorano a distanza.

Ancora più importante, Office365 consente all’azienda di gestire diversi aspetti della propria attività su un’unica piattaforma universale – e-mail, condivisione e accesso ai file e collaborazione – sono tutti integrati nella stessa piattaforma e forniti con un alto grado di affidabilità e sicurezza. Questa piattaforma garantisce inoltre che tutte le informazioni in essa contenute siano controllate in base alle politiche e ai requisiti di sicurezza dell’azienda. Questo è un grande vantaggio sia per la conformità, sia in base alle leggi e normative locali, sia per gli impegni contrattuali con i clienti.

Sfidare il modello di lavoro tradizionale: nuove aree di crescita

Le opzioni sopra menzionate rappresentano piani a breve termine che possono far lavorare i dipendenti in modo efficiente durante la pandemia. Tuttavia, con una pianificazione e un’implementazione intelligenti, possono anche far parte della base dell’infrastruttura IT a lungo termine, cloud o cloud ibrido.

Mentre la pandemia COVID-19 rappresenta una sfida a breve termine per le imprese, a medio-lungo termine può effettivamente fornire il catalizzatore alle aziende per adottare il concetto di lavoro a distanza, integrato dall’ampia gamma di strumenti tecnologici già disponibili per aumentare efficienza dei lavoratori.

Se sei un CIO in un’azienda multinazionale, esistono opportunità. Il Vietnam può potenzialmente diventare una “capsula di Petri” per la sperimentazione di adeguati strumenti basati su cloud adatti per il lavoro remoto, che (in caso di successo) possono successivamente essere più facilmente applicati a settori più resistenti ai cambiamenti della tua organizzazione al di fuori del Vietnam.

L’anno scorso, Viettel e Mobiphone hanno ricevuto licenze di prova per pilotare il servizio 5G in Vietnam. Gli operatori prevedono di lanciare un servizio commerciale nel 2020. Questo accelererà ulteriormente l’adozione di strumenti e piattaforme digitali che consentono il lavoro remoto in un ambiente sicuro.