越南会计单证管理不规范所引发的风险

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会计单证管理通常被视为一项行政职能，而非战略合规优先事项。然而，在越南监管日益严格的市场环境中，薄弱的会计记录、不统一的单证管理做法以及不健全的内部控制，可能给企业带来重大的法律、财务和运营风险。

近期的执法趋势及备受瞩目的调查案件也进一步表明，不规范的会计操作可能使公司及高管面临税务处罚、诉讼风险、监管审查，甚至刑事责任。

对于在越南运营的外商投资企业、制造商及快速成长型企业而言，随着主管部门加强对税务合规、财务报告及反欺诈管控的监督，维护准确、透明的会计单证正变得日益重要。

越南近期的执法案例凸显了不断增长的会计风险

在近期对数起账目记录和财务报告不规范的案件进行调查之后，围绕会计透明度及无凭证财务操作的担忧再度引发关注。

越南近期的一篇媒体报道揭露了保信珠宝石公司——越南黄金、白银、宝石贸易及工艺领域的领先企业之一——非法保留”两套会计账簿”的行为。该案例凸显出，一些企业仍在继续使用非正式的会计记录配合正式的财务报表，用以隐瞒收入、操纵税务义务或管理账外交易。当在审计、检查、纠纷或刑事调查中发现账目差异时，此类做法可能引发严重的法律风险。

近年来，越南当局还持续加强了对反腐败及财务透明度措施的执法力度，尤其是在房地产、银行、建筑及公共采购等领域。大规模欺诈调查表明，被篡改的财务记录、虚假交易以及无凭证的负债，可能导致更广泛的合规与治理失效。

对于企业而言，这些事态发展再次印证了维护可靠的会计单证系统的重要性，该系统应能经受住税务审查、审计、尽职调查及诉讼的考验。

为何会计单证管理的重要性超越了簿记本身

会计单证的作用远不止于财务记录保存。完善的会计单证有助于企业：

  • 支持税务申报和财务报告；
  • 在检查和审计期间证明合规性；
  • 核实交易合法性；
  • 加强内部控制；
  • 支持诉讼和争议解决过程；
  • 提高管理层对财务运营的可见性。

相比之下，即使非故意不当行为，单证管理不善也可能制造风险敞口。

常见的会计单证管理薄弱环节

在越南运营的企业常遇到以下问题：

  • 缺少发票或支持性文件；
  • 交易记录不一致；
  • 费用审批流程不完善；
  • 无审计轨迹的手工会计调整；
  • 职责分离不充分；
  • 薄弱的单证存档制度；
  • 未能将会计记录与运营数据进行核对。

在快速成长的企业中，当业务扩张速度超过内部控制的建设速度时，会计单证管理的薄弱环节便可能出现。

越南法律下的法律与监管风险

会计单证管理不规范可能引发越南多层面的监管风险。

税务与行政处罚

不完整或不准确的会计记录可能导致：

  • 税务重新核定；
  • 可扣除费用被拒绝；
  • 增值税退税争议；
  • 行政罚款；
  • 滞纳金利息；
  • 审计频率增加。

越南税务机关日益依赖电子发票系统、数据匹配及数字化合规监控，这使得检查过程中的不一致之处更容易被发现。

面临虚假财务报告指控的风险

根据越南法律，故意伪造会计记录或财务报表可能使企业和个人面临严重的法律后果。

常见风险领域包括：

  • 记录虚假收入；
  • 隐瞒负债或损失；
  • 使用虚假发票；
  • 操纵会计软件或会计分录；
  • 遗漏重大财务信息。

虽然某些违规行为最初可能仅导致行政处罚，但造成严重财务后果的故意不当行为可能触发越南法律下的刑事责任。

诉讼与调查期间的风险

会计单证管理不善也可能在以下情况下削弱公司的地位：

  • 商业纠纷；
  • 劳资纠纷；
  • 股东冲突；
  • 税务争议；
  • 监管调查；
  • 欺诈审查。

缺乏足够的支持性文件，企业可能难以证明交易合法性、所有权、合同履行情况或内部授权流程。

内部控制薄弱环节可能放大会计风险

会计单证问题通常与内部控制体系的更广泛薄弱环节相关联。

薄弱的内部控制造成运营风险

流程记录不完善可能增加涉及以下方面的风险：

  • 未经授权的交易；
  • 重复付款；
  • 采购欺诈；
  • 库存差异；
  • 现金流失；
  • 财务错报。

单证缺口也可能降低管理层及早发现违规行为的能力。

加强内部控制，降低欺诈风险

薄弱的文档记录和非正规的会计流程可能增加欺诈、财务错报及合规失效的风险。Dezan Shira & Associates的风险咨询与欺诈调查服务帮助企业在风险升级之前加强内部控制、完善治理框架并识别运营风险。

部分企业仍普遍存在非正规操作

一些企业，尤其是中小企业和快速扩张的企业，仍在继续依赖非正规的工作流程、口头批准或零散的记录保存系统。

虽然这些做法在早期成长阶段看似可控，但一旦企业面临以下情况，就可能产生重大风险：

  • 外部审计；
  • 投资尽职调查；
  • 税务检查；
  • 融资申请；
  • 监管调查。

企业应关注的越南主要法律法规

在越南运营的企业应确保其会计单证管理实践符合多个法律及合规框架的要求。

越南规范会计单证的主要法规包括：

  • 《会计法》；
  • 《税收管理法》；
  • 《企业所得税法》；
  • 《增值税法》；
  • 《电子发票要求》；
  • 《企业法》；
  • 《反洗钱条例》；
  • 特定行业的财务报告要求。

外商投资企业可能还面临与以下方面相关的额外合规要求：

  • 转让定价文档；
  • 关联方交易报告；
  • 法定审计义务；
  • 跨境支付文档。

随着越南持续推进数字税务管理系统和数据整合计划，企业将面临对单证准确性和一致性的更严格审查。

企业如何加强会计单证管理实践

企业可通过加强单证管理流程和内部治理框架来降低合规与诉讼风险。

改进单证存档与一致性

企业应考虑：

  • 标准化支持性文件要求；
  • 维护集中式数字记录；
  • 建立清晰的存档政策；
  • 定期进行对账；
  • 保留会计调整的审计轨迹。

加强内部控制

关键控制措施可包括：

  • 财务职责分离；
  • 审批层级；
  • 定期内部复核；
  • 跨部门对账流程；
  • 欺诈检测控制措施。

进行定期合规审查

定期的会计与合规评估可帮助企业识别：

  • 单证缺口；
  • 流程不一致；
  • 税务风险领域；
  • 在监管问题出现前发现薄弱的内部控制。

协调会计、税务与法务职能

会计单证不应独立于法律与合规监督之外运行。企业加强以下部门之间的协调将受益匪浅：

  • 财务团队；
  • 税务顾问；
  • 内部审计职能部门；
  • 法律与合规部门。

这对于涉及跨境交易、复杂供应链或受严格监管行业的企业尤为重要。

对在越经营企业的展望

越南的监管环境正变得越来越数据驱动、透明且以执法为导向。随着当局加强对税收、财务报告、反腐败执法及数字合规系统的监督，会计单证管理实践正受到更严格的审查。

对企业而言，会计单证管理不善不再仅仅是一个行政上的弱点。记录不充分、交易无凭证或内部控制薄弱，可能引发更广泛的运营、法律、财务及声誉风险。

反之，那些投资于更强大的会计治理、透明的单证管理系统以及有效的内部控制的企业，将能更好地应对审计、支持争议解决、吸引投资，并在越南保持长期的合规性。

Mia Pham

企业会计服务，副总监

在越南管理会计和簿记工作，需要密切关注当地准则、报告格式和申报截止日期。当记录被准确保存、流程得到良好构建时，企业就能避免常见的合规问题。

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